Selección de contratistas, proveedores externos de servicio.

Selección de contratistas, proveedores externos de servicio en los proyectos, mucho del trabajo especializado a realizar es ejecutado por contratistas de obra. Estos proveedores externos de servicios tienen una función clara: presentan una propuesta para completar un trabajo, si ganan la licitación, ejecutan la obra, cobran y se van.

La relación aproximada del trabajo subcontratado contra el que se hace con recursos Externos/Internos anda aproximadamente en un 80/20. Esto depende claro de muchos factores, como  el tamaño, las políticas y recursos de la organización.

Encontrar un buen proveedor de servicios es completar la mitad del trabajo. Es como tener un buen abogado, buen doctor, mecánico y amante.

Hay una observación frecuente que he recopilado durante las lecciones aprendidas de cierres de proyectos ya terminados. Al final, los miembros del equipo de proyecto sienten que no invirtieron suficiente tiempo en el proceso de selección de contratistas.

Creen que los escogieron muy rápido o sin criterios definidos. Comentan que si se hubieran tomado más tiempo en aplicar un método de selección de sus proveedores, hubieran ahorrado mucho tiempo y dinero.

Cuando tú, como PMR, tienes un trabajo grande entre manos, digamos mover 10 hornos de tres toneladas cada uno, buscas dos o más opciones de contratistas para completar el trabajo. Asignas el trabajo al que ofrece mejor precio, mejor calidad y que parece ser el más confiable.

¿Está en el contrato? Si no, ¡olvídalo! - Seleccion de contratistas

Recuerda que lo que NO está dentro del contrato no es parte de este. Por ejemplo si te quejas de que tu contratista NO asiste a tus juntas de revisión del proyecto, revisa si está claramente documentado en el contrato que él debe asistir. Si no está escrito, entonces legalmente no está obligado a hacerlo.

Este es un caso extremo, porque todos los contratistas de obra con los que me ha tocado trabajar, asisten puntualmente a las juntas de seguimiento.

Sin embargo, es una buena práctica que todo requerimiento que sea importante para completar la obra, esté claramente documentado en tu contrato o descripción de la obra, que es el que vas a entregar a tu contratista y debe ser firmado por ambas partes. 

La asignación del trabajo se hace mediante un contrato, que puede ser algo tan sencillo como una PO, u Orden de Compra.

El Gerente de Compras o de Procurement… tu amigo. Si no, ¡hazlo!

En las compañías con un sistema de documentación, hay un procedimiento de compras establecido. Y todos los que quieren adquirir un producto o servicio externo deben conocerlo y seguirlo.

Como Director de Proyectos quisiéramos ir con al departamento de compras y decirle que necesitamos un proveedor pero de ¡YA!.A lo que seguramente te contestarán que hay un procedimiento de compras, que debe seguirse, y que ─de acuerdo a las políticas internas─ debe haber por lo menos tres candidatos para hacer una propuesta del servicio a contratar.

Además que la compañía siempre buscará al más bueno, bonito y barato. Este proceso tarda por lo menos dos meses. 

Así que el Director de Proyectos ─aun cuando tenga la papa caliente entre manos─ debe conocer el proceso de compras, seguirlo y planificar sus adquisiciones de perdida con dos meses de anticipación, o corre el riesgo que los servicios contratados no estén a tiempo.Tal vez hasta deba seguir un proceso de bidding, para seleccionar al mejor proveedor.

El Director de Proyectos debe tener como aliado al Gerente de Compras para colaborar con Él durante la selección de los proveedores, y durante la vida del contrato. Recuerda que como PMR tú eres quien da la aprobación final para que se le pague al proveedor, una vez que completa su trabajo contratado.

¿Lo Compramos o mejor lo hacemos nosotros?

Cuando se planifica un proyecto, se analiza el alcance para determinar si podemos completar el proyecto con recursos internos, o si una parte del trabajo debe ser sub-contratada. Esta es la decisión de hacer o comprar.

Entre las causas para decidir hacer en lugar de comprar encontramos:

  • Tienes gente desocupada que puede hacer el trabajo o capacidad sobrada en tu planta

  • Quieres mantener el control del proyecto.

  • El trabajo implica el acceso a propiedad intelectual confidencial de la compañía.

  • Hay una reducción de costos muy agresiva, y no hay dinero para pagar a contratistas externos.
     
  • Simplemente es más barato hacer que comprar.

Ejemplo: 

Para el proyecto Made in México, necesitamos una planta generadora luz eléctrica diesel de 10 KvA. Debemos tomar la decisión si la compramos o la rentamos. 

Hay un proveedor local que nos la pone trabajando en el sitio por una renta diaria de $120. También ese mismo proveedor nos la vende a $3500 pero nosotros vamos a gastar, por el mantenimiento diario $35 por día. 

Pregunta:

¿Cuánto tiempo tomara para que el costo de renta sea el mismo que el costo de compra?. En otras palabras, ¿cuantos días deberíamos de usar por lo menos la máquina, para que se pague sola si la compramos?. 

Respuesta:

Sea D el número de días cuando los costos de compra y de arrendamiento sean iguales. Entonces

                $120D=$3500 + $35D

                $120D-$35D=$3500

                $85D=$3500

                     D=41

El resultado nos dice que los costos son los mismos a los 41dias. Así que si estas planificando usar la planta de luz menos de 41dias, te conviene rentarla. Si vas a usarla más tiempo, sería más barato comprarla.


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