¡Tenemos consejos sobre procesos de planificacion que te ayudaran!

PROCESO: PLANIFICACIÓN - Paso 14. Define y analiza los riesgos

Lamentablemente, no es un mundo perfecto. El PMBOK, en su quinta edición define un riesgo como un evento que, si ocurriera, tiene un efecto positivo o negativo en un objetivo del proyecto.

Los efectos positivos de un riesgo se consideran oportunidades y los que tuvieran un efecto negativo se consideran amenazas.  Para efectos de los proyectos pequeños nos enfocaremos en los efectos negativos.

Los procesos de planificación de los riesgos se dividen en:

  1. Identificación de riesgos
  2. Análisis de riesgos.
  3. Plan de respuesta a los riesgos.

Para el caso de los proyectos pequeños los procesos de planificacion son el plan de manejo de los riesgos es un documento que contiene la identificación, el análisis, la respuesta, y el control de los riesgos. Todos estos componentes se encuentran en el template de manejo de riesgos.

Este formato sirve de herramienta de comunicación para todas tus juntas de status con tus stakeholders. 

14.1 Identificación de los riesgos de los procesos de planificacion

¿Cómo sabes qué puede pasar?

Los riesgos deben ser identificados antes de que sucedan, y es tu responsabilidad el estar preparado para casi cualquier eventualidad que pueda poner en peligro el proyecto. Una vez identificados, hay que documentarlos apropiadamente.

Debes hacer la identificación de riesgos en etapas tempranas del proyecto y repetirla al inicio de cada fase, o con mayor frecuencia si las condiciones del proyecto o de la empresa han cambiado significativamente. Ejemplo: Se crearon más departamentos, hubo cambios entre los directivos.

Procesos de planificacion - La sesión de brainstorming

Un brainstorming es una “lluvia de ideas”, donde todos ponen ideas en el pizarrón, sobre un tema, no importando si suenan muy locas. ¿Recuerdas la que hicimos para construir la WBS? Esta es la práctica más común que se usa en los equipos de trabajo para identificar los riesgos.

¿Y quién debe participar en estas sesiones de identificación de riesgos?: todos. Los miembros del equipo de trabajo, los expertos técnicos, personas que tengan experiencias en proyectos similares, tu director de departamento, tu sponsor y, si puedes, tu cliente interno.

Procesos de planificacion - Había una vez en una empresa… El Gerente de la Planta se metió a la sesión de riesgos

Una vez, en una empresa de manufactura estaba yo guiando la primera sesión de identificación de riesgos. El equipo ya tenía un proyecto asignado, relacionado con traer más prestaciones de los negocios locales para los empleados.

Cuando, en ese momento, va pasando por allí el gerente de planta, y decidió quedarse en la junta, creo que, más que nada, por curiosidad.

Quedo tan bien impresionado con el profesionalismo, la energía y la apertura del equipo de trabajo durante la sesión de identificación de riesgos, que pidió al Gerente de Entrenamiento que el proceso de riesgos fuera incluido como parte de la instrucción de la empresa para todos los ingenieros.

Además, cada departamento debía hacer lo suyo al programar su plan de negocios anual. Al final de la sesión, el equipo identificó 122 riesgos, de los cuales, solo diez resultaron críticos, como para hacer un seguimiento.

Como Project Manager debes estar bien preparado para ser el facilitador en estas sesiones de identificación de riesgos. Puedes poner de inicio una lista de categorías de riesgos para iniciar la sesión de lluvia de ideas. Algunas de ellas pueden ser:

  • Riesgos relacionados con la empresa: políticas, cultura interna, estilo de liderazgo, estructura de los departamentos, lenguaje que se maneja, tecnología, inversiones de capital.
  • Riesgos propios del Project Management: cronogramas, calidad, recursos internos, requerimientos de los clientes.
  • Riesgos de los empleados: estudios, selección, rotación, entrenamiento, cultura interna.
  • La pregunta disparadora es: “Y,¿qué tal si…?”, o “¿Qué pasaría si…?”.

Ejemplos:

  • ¿Qué pasaría si los recursos que solicitamos no están disponibles cuando los necesitamos?
  • ¿Qué pasaría si remueven al Project Manager asignado al proyecto, o a un miembro clave del proyecto?
  • Y, ¿qué tal si el camión que transporta la máquina desde Canadá se descompone en el camino?
  • ¿Qué pasaría si se fuera la luz eléctrica por más de dos horas?
  • ¿Y qué si nos quedamos sin agua por tres días?, ¿y por una semana?
  • Y que tal…

Procesos de planificacion - Los riesgos deben ser documentados en el formato de registro de riesgos que se elabora durante la sesión y se actualiza durante el análisis de riesgos.  Durante la sesión de identificación, se agrega, para cada riesgo, la descripción, categoría, respuestas potenciales y responsables de dar una respuesta o solución.


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