Los Pasos del Proceso de Iniciacion

Pasos del Proceso de Iniciacion

Paso 3. Identificación de stakeholders importantes

Si existe una sola actividad que garantiza la forma de mejorar tus proyectos, es la comunicación efectiva. En todos los campos, no solo en Project Management, aquellos que son buenos comunicadores tienen un gran futuro.

La comunicación no solo es hablar y hablar, sino todo lo que se relaciona con la transferencia de información entre y para los otros, en este caso, los stakeholders.

En este Paso 3 debes hacer una lista con los nombres y puestos de los stakeholders de tu proyecto. 

Recuerda que un stakeholder es cualquier persona, función o departamento que pudiera verse afectado por el proyecto o que pudiera apoyarlo. Normalmente esta lista no incluye gente que solo muestra interés en el proyecto, sino a aquellos a que tienen una influencia o poder de decisión en este.

Por Ejemplo: Los empleados que usaran el resultado de tu proyecto son muy importantes, pues si no los tomas en cuenta, se convertirán en críticos muy duros del mismo. Curiosamente esto también se da aunque el proyecto traiga beneficios para ellos.

Que dice el PMBOK al respecto?

El PMBOK®, en su quinta edición, le da tanta importancia a la identificación y manejo de los stakeholders, que decidió sacar este proceso del área a la que pertenecía –Comunicación– y la convirtió en un área de conocimiento separada y nueva: Stakeholders Management –es el principal cambio de esta nueva edición.

Los primerizos considerarían esta búsqueda exhaustiva de stakeholders como una pérdida de tiempo y de poco valor agregado. Nada más alejado de la realidad.

Durante el Proceso de Iniciacion, el hecho de ignorar hasta al stakeholder más pequeño, lo podría convertir después en el antagonista más formidable y problemático de tu proyecto. ¡Simplemente por no haber sido tenido en cuenta! …Recuerda la naturaleza humana.

Detectar y clasificar a tus stakeholders te dará una visión más completa del proyecto en sí y del alcance del mismo. Te ayudará a mejorar tu capacidad de comunicación y podrás captar la big picture de tu proyecto.

Esta tarea consiste simplemente en identificar, a todos los que puedas, usando un formato sencillo. 

Después los clasificarás por influencia e interés en el proyecto. No debería tomarte mucho tiempo. En un día podrías identificar fácilmente hasta cien stakeholders diferentes. 

Para completar el proceso de iniciacion, se puede tomar la lista interna de correos de tu compañía y asignarle un ranking inicial a cada uno. Pondrás en las primeras posiciones a la alta gerencia, luego a los gerentes intermedios y, después, a los supervisores.

De allí sigue un proceso de selección y eliminación. Deberás conservar a aquellos que reúnen estos dos atributos: a) podrían ser los más afectados por el proyecto; o b) tienen poder sobre tu proyecto.

Si trabajas con un Project Management System (PMS) cuentas con un valor agregado, puedes ir a los registros históricos de los proyectos pasados y sacar listas de stakeholders completas. Solo deberás actualizarlas y ajustarlas a tu proyecto.


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