¿Para que sirve o por que usar Project Management en proyectos pequeños?

¿Por que usar project management? Imagina que estás feliz, desayunando cuando Mario, tu jefe, te llama.

Te dice que parte de la estrategia de la compañía para este año es automatizar algunos procesos, y que a él le tocó el proceso de nómina de los empleados, o sea, todo el sistema que actualmente se lleva en papel. Él te premia asignándote a ti ese proyecto.

Y así, de repente, te vienen a la mente muchas preguntas:

¿Por dónde empiezo? ¿Qué planeo entregar? ¿Cuándo lo completaré? ¿Cuáles son los roles y responsabilidades de mi equipo de trabajo? ¿Cuánto dinero necesito? ¿Qué quieren en nóminas? ¿Qué necesitan o quieren los empleados? ¿…?

¿Por que usar project management en los proyectos pequeños? -

El uso de Project Management provee la disciplina, la estructura y las herramientas para contestar estas, y muchas otras preguntas a su debido tiempo.

Un Project Manager primerizo tiende a iniciar la tarea ya, sin darse tiempo a planificar. Este error se discutirá a detalle durante el proceso de planificación.

Por que usar project management - Algunas consecuencias de no usar una metodología para administrar proyectos.

¿Por que usar project management? 

Seamos honestos, algunas veces, como Project Managers, cedemos a la presión del tiempo.

Esto le pasa hasta a los más experimentados.

Decidimos, erróneamente, omitir las técnicas y herramientas de la metodología, incluyendo la planificación y la identificación y/o la entrevista con los stakeholders para conocer sus requerimientos más básicos.

Cuando esto sucede, todo el proyecto, por pequeño que sea, se expone a problemas o, aun peor, a fallar miserablemente

Aquí te explico tres consecuencias, resultado de no usar el Project Management.

Consecuencia 1. Fracaso del proyecto

¡El proyecto falló!

Los problemas que sufren los grandes proyectos también los padecen los proyectos pequeños.

Algunos ejemplos son: 

Scope creep, conflicto entre prioridades, falta de recursos y objetivos poco definidos.

Todos estos problemas llevan a la ruina del proyecto, o sea, cuando los resultados finales no son los que se esperaban.

Otras formas de fracaso del proyecto son: 

Cuando se entrega tarde, se salió del presupuesto esperado o no cumple con los requerimientos;

Una pequeña lista de los factores que contribuyen al fracaso de un proyecto pequeño incluye:

  • Recursos insuficientes o inadecuados.

  • Planificación y control del proyecto insuficiente.

  • Falta de documentación del proyecto como planes, reportes de status del mismo o registro  de riesgos.

  • Cronograma de las actividades no es realista.

  • Falta de participación o de involucración del sponsor.

  • Falta de participación del equipo de trabajo.

  • Miembros del equipo que no participan en las decisiones claves del proyecto.

  • Miembros del equipo que no asumen responsabilidad ante las actividades adjudicadas.

  • Inexperiencia del Project Manager.

  • Falta de apoyo de la alta gerencia o de alineación con el plan estratégico de la empresa. Esto es muy común cuando el proyecto se inició más por capricho de un directivo que por necesidad.

Algunas veces, los proyectos pequeños fallan, simplemente, porque perdemos enfoque en lo que queremos cumplir o producir. Nos distraemos ante otras prioridades del día a día y, cuando queremos retomar el proyecto: se nos olvidó en qué está, qué quedó pendiente, y cuesta trabajo remontar el vuelo, el equipo se desmotivó, o la dirección simplemente ya no se acuerda de qué se trata.

Conoce el Fracaso del Project Manager -->


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