Planificacion - Sigue los 11 Pasos!

Paso 8.Preparándose para las actividades de planificacion.

Empieza revisando todos los documentos a los que puedas acceder y que tengan alguna relación con tu proyecto. Estos documentos serían: el requerimiento del proyecto (project request), la definición del proyecto, el de iniciación del proyecto  (project charter) y el plan de negocios anual de la compañía.

Revisa también si existe algún antecedente o documentos de apoyo disponible. Esta etapa de investigación es útil porque te puede ahorrar mucho trabajo al descubrir, por ejemplo, que hace un año un proyecto muy similar al tuyo se inició pero fracasó, o fue cancelado. Puedes conocer el porqué y tomar las precauciones necesarias para que no suceda lo mismo con tu proyecto. Estarías ¡mirando al pasado para corregir el futuro!

Si tienes la suerte de estar en una compañía que tiene una base de lecciones aprendidas, o un catálogo de proyectos, éste es un buen momento para hecharte un clavado en estas bases de datos. El tener la humildad y sabiduría de revisar las lecciones aprendidas, te prepara para los problemas que pudieran ocurrir en tu proyecto. Y prevenirlos.

Cuanto más temprano puedas detectar riesgos o problemas, más opciones tendrás para mitigarlos o para preparar una solución. Serán problemas “inesperados”, no para ti, sino para otros Project Managers, aquellos que no identifican riesgos.

Recuerda que las juntas de planificación tienen un costo para tu compañía. Asegúrate de conciliar las agendas individuales de tu equipo de trabajo y de tener una buena sala reservada para este fin durante toda la vida del proyecto. Dada la fecha del encuentro, ten todo listo antes de que éste comience. No pierdas tiempo valioso buscando cosas triviales como plumones, rotafolios y demás artículos.

Los PMR primerizos no concilian agendas individuales de los asistentes de una junta o los citan a la hora de la comida. Que no te pase esto.

¿Quién debe participar en la planificación del proyecto? Todos. Como Project Manager debes tener a tu equipo de trabajo bien involucrado en el proceso de planificacion.

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