La Planificacion de Proyectos

Porque es importante la Planificacion de proyectos - 

Aún los proyectos más pequeños necesitan un tiempo dedicado a la planificación, el no hacerlo es causa casi segura de fracaso.

Una tarea crítica para un Project Manager es que siempre debe asegurarse que el alcance del proyecto, el trabajo necesario, y los costos, estén claramente definidos durante la etapa de planificación.

La planificación de proyectos, además, direcciona al proyecto, y es una herramienta de comunicación para el sponsor y los demás stakeholders.

Durante la planificación de proyectos pequeños tú, como Project Manager, debes:

  • Planificar, obviamente.
  • Involucrar a las personas que realizarán el proyecto.
  • Ser equilibrado en el plan (ni excesivamente detallado ni demasiado genérico), para que sea una herramienta realmente útil.
  • Confiar en el equipo y en la compañía. Si en alguna parte de la planificación de la estructura del plan, no te sientes seguro, pide ayuda. La gente es feliz cuando puede enseñar a alguien que quiere aprender.

Mi experiencia personal en la planificacion de proyectos:

Es que, cuando se usan las herramientas adecuadas (la Work Breakdown Structure o WBS, las lluvias de ideas y un buen project charter), las actividades de la planificación, en proyectos pequeños, no consumen mucho tiempo.

Cada hora invertida en elaborar una planificacion de proyectos te  ahorraras muchas otras horas luego, y, lógicamente, trabajo.

También reducirá el margen de error y prevería, tempranamente, una cancelación si el proyecto fuera irrealizable.

Recuerda que en la planificacion de proyectos no debes trabajar aislado.

Busca recomendaciones de los stakeholders y programa revisiones del avance del proyecto con tu sponsor.

Una historia de la vida real en la planificación de proyectos - 

¿Qué pasa cuando no existe la planificacion de proyecto?

Un equipo de tres fue asignado a crear un nuevo sistema de transporte público para los   2 000 empleados de una planta de manufactura.

  • Como todos los del Equipo eran ingenieros y conocían sobre logística de transporte, estaban muy confiados en que sería una tarea fácil. Se les dio un mes para llevarlo a cabo.
  • Uno de los integrantes del equipo se fue hasta una línea proveedora de transporte público para solicitar cotizaciones de costo por volumen; y otro se puso a planear las rutas de los autobuses. 
  • A las tres semanas, el sponsor preguntó sobre el avance del proyecto. El equipo le comentó que iba de acuerdo al plan y se cumpliría en el plazo. El equipo de trabajo todavía operaba sin entregables definidos y sin calendario; no había adjudicado las responsabilidades ni definido el  criterio de éxito del proyecto. Además, no tenía un método de comunicación.
  • Una semana antes de la fecha de vencimiento, se juntaron y vieron que nadie había preguntado a los empleados cuántos de ellos pensaban usar ese transporte, cuál les parecía un precio justo y qué opinaban de la idea de este tipo de transporte. ¡Llevaban una solución sin consultar primero a los stakeholders principales!.
  • Además todos estaban a cargo de este pequeño proyecto. No había un jefe que tomara las decisiones o coordinara el trabajo.
  • El equipo continuó trabajando en forma independiente, llevando a cabo, cada uno, lo que se había propuesto.

  • El sponsor fue tolerante en este caso. Le preguntó al equipo cuánto tiempo más necesitaba para completar el proyecto. 

  • El equipo de proyecto aprendió la lección. Antes de dar una respuesta el equipo se reunió e hizo un trabajo de planeación. Definió los entregables del proyecto usando un WBS, estimó el trabajo necesario y definió los canales de comunicación. Habían fallado una vez, era suficiente, no habría otra oportunidad. 

  • Lección: Aprendieron que, inclusive tratándose de un proyecto pequeño, si se busca el éxito, hay que planificar las actividades.

Conoce mas sobre la Prioridad de los Proyectos (Reto # 2) -->


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