Pasos del Proceso de Iniciacion

PROCESO- Pasos del Proceso de Iniciacion

Paso 1. Asignación oficial del Project Manager

La historia de tu proyecto comienza cuando te asignan oficialmente y por la autoridad correcta como el Encargado del Proyecto X.

Algunas veces, la dirección se olvida de anunciar oficialmente quién será el responsable único del Proyecto X. Tal vez lo pasan por alto, porque les parece obvio o superfluo comunicar algo que ya han decidido los directivos en sus juntas. O quizás creen que poseen poderes telepáticos. Gran error.

Cuando me dicen que un equipo trae un proyecto asignado, pido a todos los miembros del mismo que se pongan de pie y que señalen, a la cuenta de tres y con el dedo, quién está a cargo del proyecto, quién es el PMR. Si alguien apunta a otro lado, o señalan en diferentes direcciones, es una falla de la dirección.

Me he metido en problemas con algunos gerentes por mencionar esto.

Comunicar las responsabilidades deja en claro quién será el responsable de hacer el Proyecto X sea un éxito, y elimina la ambigüedad quitando las dudas sobre quién estará a cargo. Cuando viene de la autoridad correcta, un comunicado oficial, hace una gran labor.

Asignar y comunicar esta responsabilidad es algo muy sencillo, y tiene valor agregado. Puede hacerse mediante un anuncio público en los tableros de aviso de la empresa, allí dirá “Mario López será el encargado, de hoy en adelante, de sacar el Proyecto X”; o simplemente en un e-mail:


Para pensar: ¿Cómo es la asignación de proyectos en tu Compañia, tienes alguna idea de cómo mejorar este proceso?

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Paso 2 - Conseguir los documentos relacionados al proyecto.

Es momento de investigar, indagar, preguntar, buscar. Aquí la haces un poco de investigador privado.

¿Qué información o documento hay disponible que brinde antecedentes sobre este proyecto? Revisa si hay un plan de negocios de la compañía en el cual haya sido requerido. 

Tal vez un e-mail de un director detallando la necesidad de tu proyecto... O, ¿qué tal un análisis de mercado donde se especifique que el nuevo producto que tu proyecto va a fabricar tiene expectativas de demanda muy altas en los próximos tres años?

Dependiendo de la madurez de tu sistema de documentación, la disponibilidad de información sobre antecedentes de tu proyecto puede variar. Tal vez ya haya un archivo creado en la documentación interna que se relaciona en algo con el objetivo de tu proyecto. Si tienes un sistema de documentación formal como el ISO9001, tal vez encuentres algo en las bases de datos.

Es muy útil tener una entrevista personal con los directivos que sabes que están relacionados con este proyecto. Pregúntales cómo es que en su off-site definieron que este proyecto era importante para la empresa, y, de paso, sobre todo aquello que se discutió y no quedó formalmente plasmado en el plan de negocios. 

Toda esta información es muy útil para usarla durante la planificación del proyecto. Y también para hacer una buena labor de venta a tu equipo de trabajo. Te será más fácil explicarles por qué este proyecto es importante para la compañía, cómo es que fue concebido y qué pueden esperar ellos como equipo de trabajo si cumplen con los objetivos del proyecto.



Paso # 3. Identificación de stakeholders importantes -->


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