¿Que deben hacer los participantes en una junta?

Roles de los participantes en una junta:

Estos son los roles que algunos participantes de una junta de trabajo deben compartir en la reunión:

  • Facilitador: Generalmente es el Project Manager. Entre las responsabilidades que tiene, encontramos que debe: definir el tono de la junta, asegurarse de que la junta siga la agenda, animar a los miembros del equipo a participar con ideas, registrar los action ítems para darles seguimiento y leer los puntos finales.
  • Tomador de tiempos: Es quien se asegura de que la junta se inicie y termine a tiempo. Así como también, asegurarse de que se le asigne el tiempo adecuado a los puntos de discusión de la agenda.
  • Participantes: Son quienes asisten a la junta. Su responsabilidad es llegar a tiempo y, en el caso de que deban presentar alguna información de status del proyecto, deben llegar preparados.
  • Anotador: Es el responsable de tomar las notas de la junta y producir la minuta. A veces, es útil que el anotador apunte los acuerdos en un lugar visible para todos, por ejemplo, en un pizarrón o proyector, para luego pasarlos en limpio. Al terminar la junta debe distribuir la minuta a todos los miembros del equipo.

Participantes en una junta - Minutas de junta

La minuta es el registro oficial de lo que ocurrió y se acordó en la junta. Debe estar escrita en forma clara y precisa.

Debe incluir fecha, hora, y lugar de la junta; nombre de los asistentes, enunciar los puntos discutidos, las decisiones que se tomaron, y cualquier tipo de acuerdo resultante.Debe ser distribuida a los miembros del equipo, vía e-mail u otro medio de comunicación.

Cada ítem identificado debe estar redactado en forma de acción, junto al nombre del responsable de darle seguimiento y especificando una fecha de solución. 

Las minutas son un documento de registro del proyecto y deben ser almacenadas junto con los otros documentos del proyecto.

Gráfico 33. Minuta de junta de proyectos

Asistentes

Acuerdos de la junta

Participantes en una junta - Toda junta debe terminar con una minuta.

Las minutas detallan las acciones de seguimiento a realizar, que deben ser breves, sencillas y directas.La actividad 1, solicitar al proveedor un nuevo software, debe ser fácilmente entendible por quien la va a llevar a cabo, en ese caso Ramiro. 

A cada participante de la junta le debe quedar claro qué actividad le ha sido asignada. Por eso se hace de forma escrita, para que no se le olvide.La minuta de la junta debe distribuirse a los que han asistido y a todos los interesados, a más tardar, una hora después de realizada la junta.

Si se hace con rapidez, hay tiempo de sobra para hacer cualquier tipo de aclaración o dar respuesta a alguna pregunta que los involucrados puedan tener


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