¿Los entregables como se agrupan?

¿Por qué no usar la computadora para poner los entregables ahora?

He notado que, cuando al equipo de trabajo le das las herramientas básicas como Post-it y entrenamiento sobre la WBS, las personas son muy creativas y generaran una cantidad impresionante de Post-it con entregables escritos relacionados con el proyecto.

La computadora la usaras después para volcar toda la información, ya depurada, en el formato WBS que te encontrarás en mi sitio web.

3. Agrupa los entregables por categoría

Habrá entregables repetidos. Esto es bueno, significa que los miembros del equipo están en la misma sintonía, y que están viendo diferentes ángulos del mismo entregable. 

Ejemplo: Alguien escribe bocinas, y otro sistema de sonido. Agrupa los entregables similares.

4. Asegúrate de que la WBS incluya todo el trabajo necesario usando la regla del 100%

Revisa con tu equipo que las columnas y renglones cumplan con la regla del 100%. Si no lo hace, el proyecto podría quedar incompleto. 

Ejemplo: Si el proyecto es construir una mesa para venderla, que a esta le falte una pata, el barniz final, o el precio de venta, eso sería no cumplir con la regla del 100%.

5. Repasa todos los entregables verticalmente y completa el trabajo que haya faltado

Es muy posible que, al ver los entregables agrupados, se den cuenta de que está faltando una categoría. Por ejemplo, en el caso de la preparación de una cena: ¿y la basura que quede, será recogida?

6. Asegúrate de que cada entregable sea claro para el equipo

Líbrate de ambigüedades. Lee cada uno de los entregables escritos en voz alta. ¿Hay alguna duda de qué trata el trabajo? ¿Habrá alguno que falte agregar y que de pronto a alguien se le ocurra? Es momento de poner más entregables entonces.

Puede que haya problemas de redacción o de definición de tarea, si así fuera, basta con hacer la pregunta correcta para saber de qué trata lo escrito en el post-it, pues éste es el momento de comentarlo, y de re-escribirlo si fuera necesario. 

Los dos errores más comunes de los entregables aquí son: 

  1. No seguir haciendo la pregunta hasta el cansancio. ¿Falta algo más para completar el proyecto? 
  2. No incluir a las personas correctas en el equipo.

7. Registra todo el trabajo, déjalo reposar y vuelve a la carga

Deja pasar un día y revísalo de nuevo con el equipo de trabajo.

Un día sin actividad de trabajo en el proyecto, dará ideas frescas de lo que falta. ¿Hay algo que se les haya pasado por alto y se necesite para completar el proyecto?

¡Recuerda!

Llas personas que realizan la actividad deben ser parte en la elaboración de la WBS. Deja que tomen aire fresco y regresa a la construcción del WBS luego de 48 horas, para que el equipo respire.

8. Asigna la responsabilidad de cada entregable a un miembro del equipo

Una vez que los entregables están detectados, tienes que asignar cada trabajo a alguien del equipo. También se lo puedes asignar a un proveedor externo. Por ejemplo: El transporte de la maquinaria será más fácil que lo realice una empresa subcontratada de grúas y camiones que gente de tu equipo.

Ya que es posible asignar entregables a alguien que esté fuera, será necesaria la presencia de un responsable que sea parte del proyecto para asegurarse de que ese miembro externo se entera y acepta tal responsabilidad

Paso # 9 -->


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