La Planificacion - ¿Que es Planificar?

 ¡ La planificacion tiene el mismo poder! - ¿Has visto la película Volver al futuro? Y tú, como Project Manager, ¿qué harías si pudieras regresar cinco años atrás y tuvieras la oportunidad de corregir los errores que has cometido? ¿Te serviría? 

La planificación te permite definir qué vas a hacer, cuándo lo vas a hacer, y cómo vas a cumplir con los objetivos de tu proyecto. Es casi como tener una bola de cristal.

En la fase de la planificación es cuando inviertes tu tiempo y el de tu equipo de trabajo definiendo y documentando cómo vas a completar el proyecto. Es entonces cuando:

  • Perfeccionas la definición del alcance del proyecto y del producto. 

  • Completas las estimaciones iniciales de costo y tiempo.

  • Defines cómo vas a manejar los riesgos, la calidad y la comunicación con tus stakeholders. 

  • Determinas qué personas necesitarás y qué habilidades que deben tener. 

  • Defines cómo vas a manejar los cambios del proyecto.

  • En proyectos pequeños, las actividades de la iniciación y planificación se realizan al mismo tiempo. Se
    pueden ver como dos procesos combinados más que independientes.

La mala reputación de la planificacion

Desafortunadamente, en el medio empresarial, y lo he vivido en carne propia, la planificacion tiene mala reputación. ¿Por qué? Pues porque se la ve como una actividad tediosa o una pérdida de tiempo. 

Una frase común que he oído de los directivos es: “¿Para qué estamos aquí sentados pensando qué hacer? ¡Vayamos a hacerlo ya!”; otras muy frecuentes fueron: “No hay tiempo para planificar”, y “No es necesario…”. Pero seguirles la corriente y saltear la fase de planificación para comenzar de inmediato con la ejecución te va a meter en problemas.

La causa de fondo de esta animadversión hacia la planificación es que muchos la realizan sin las herramientas ni el método apropiado. En pocas palabras: no saben cómo realizar el plan del proyecto, y entonces las sesiones de planificación se convierten en juntas tediosas con lluvia de ideas, opiniones encontradas y luchas de poder sin estructura y sin fin. 

Aquí es cuando el Project Management viene al rescate. Siguiendo uno a uno los pasos lograrás un proceso de planificación sistemático, y tus directores verán rápidamente el valor agregado de este proceso. 

Al planificar, usarás la WBS, así te asegurarás de que todas las partes del proyecto estén bien definidas. Al documentar las actividades que acompañan al proyecto tendrás la oportunidad, entre otros beneficios, de comunicarte con tus stakeholders, obtener el apoyo de tu equipo de trabajo y usar tu bola mágica para prever. ¡Te prepararás para afrontar exitosamente el futuro!

Planificar te permite también definir, en etapas tempranas del proyecto, las bases sobre la que analizarás y manejarás el impacto en los cambios. En otras palabras, sentarás las bases para luego poder evaluar si se le dará curso a un cambio o no.

El esfuerzo que requiere planificar un proyecto depende del tipo y cantidad de información y el nivel de detalle que necesita ser comunicado; y la duración de esta fase dependerá del tiempo que lleve encontrar y documentar la información, así como también de cuán rápido se logra acordar con el sponsor el alcance, el calendario de actividades y el costo del proyecto. En un pequeño proyecto, y con un Project Manager entrenado como tú, el ciclo de planificación será corto.

No se escribe a fuego

La planificacion es un proceso iterativo. ¿Qué significa eso? Que el plan será revisado continuamente. A medida que vayas obteniendo más y nueva información y mientras el proyecto se esté ejecutando.

Recuerda: los planes no se graban en piedra ni a fuego. Siéntete con libertar para revisar el plan a intervalos regulares, o tan frecuentemente como los consideres necesario.

Solo que, tienes que hacer la revisión al plan en forma estructurada, en una junta de trabajo y con tu equipo de trabajo. Y, una vez que resuelvas incorporar algún cambio significativo, deberás obtener la autorización del sponsor. Luego, solo queda informar a todos y cada uno de tus stakeholders de los cambios que ha sufrido el plan.

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