Iniciativa de Empleados - Cosas que se deben capitalizar

Los proyectos surgen por iniciativa de empleados, y son son cosas que se deben capitalizar. Necesitas saber cómo hacer un requerimiento de proyecto para que sea aprobado por los directivos.

Antes de asignarles recursos, este proyecto debe pasar las aprobaciones de la dirección. Si quieres documentar esta necesidad, entonces la herramienta que necesitas se llama requerimiento de proyecto. 

El propósito del requerimiento de proyecto es identificar claramente la necesidad del negocio y dar un bosquejo del potencial del proyecto propuesto.

La persona que intenta que un nuevo proyecto sea aprobado llena el formato, luego presenta esta propuesta a quien toma la decisión o al comité de aprobación de proyectos, que, típicamente, es una junta gerencial. 

El comité, en un foro, decidirá, usando un método formal, si se procede o no con el proyecto. Claro que dentro del grupo debe haber por lo menos una persona a la que le interese que se apruebe. Será, por naturaleza, el sponsor del proyecto.

En caso de aprobarse, el comité otorgará un grado de prioridad al proyecto, digamos de 1 a 5, e indicará cuándo puede iniciarse.

Cuando los proyectos surgen de la iniciativa de empleados deben incluir:

Información del negocio

  • Unidad de negocio o departamento: Quién lo solicita.

  • Necesidad del negocio u oportunidad: Por qué este proyecto es importante y cómo apoya al negocio.

  • Alineación con un objetivo estratégico: Identifica el objetivo que el proyecto apuntalaría.

  • Cliente: Quién usará el producto o servicio final del proyecto.

Descripción del proyecto

  • Objetivo:

    Declara lo que el proyecto logrará. Deberán impactar de alguna forma en una oportunidad de negocio o necesidad. Deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas, y con fecha de cumplimiento).
  • Alcance:

    Identifica claramente qué está incluido en el proyecto. La falta de definición del alcance es, comúnmente, causa de fracaso. Si no delimitas claramente el alcance, estarás a merced de cualquier director que te pedirá más cosas durante el desarrollo.
  • Fecha de terminación:

    Provee una fecha aproximada de cuándo se espera que termine el proyecto.
  • Presupuesto estimado:

    Provee un valor aproximado del costo del proyecto.Información sobre el proyecto
  • Supuestos:

    Son eventos o condiciones que deben ocurrir para que el proyecto sea exitoso, pero que, al momento, todavía son conjeturas. Aún así, para fines prácticos de la planificación, estos hechos se enuncian como certezas.

    Escríbelos en forma clara y concisa, son los cimientos del proyecto.

    Ejemplo: durante el proyecto no se removerá a ningún miembro del equipo de trabajo.
  • Problemas:

    Identifica asuntos sobre los que no hay un acuerdo aún o están en discusión. O aquello sobre lo que un stakeholder clave tiene un punto de vista diferente al nuestro. Ejemplo: el director de ingeniería no quiere soltar a nadie de su departamento para este proyecto.
  • Riesgos:

    Identifica cualquier evento que, si ocurre, tendrá un efecto positivo o negativo en el éxito del proyecto. Ejemplo: si la producción se incrementa en un 30%, durante diciembre puedo perder a dos miembros clave de mi equipo.
  • Criterio de aceptación:

    Explica, brevemente, cómo se sabrá que el proyecto puede ser considerado completo o exitoso.

Requeriemiento de iniciativa de empleados

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