El Project Charter - Continuación

El project charter, revisa con tus stakeholders

 Paso # 6

En este punto distribuyes el borrador inicial entre los stakeholders más importantes que hayas identificado, el objetivo es obtener retroalimentación de lo que opinan y llegar a un consenso. Actualizarás el documento con la información que obtienes de ellos y lo distribuirás al resto de los stakeholders para que estén al tanto.

Para un proyecto pequeño, una buena práctica es imprimir el chárter e ir a la oficina de los gerentes. Revisas con ellos el contenido y, si tienen alguna observación o pregunta sobre el contenido, allí mismo se resuelve.

Resígnate al hecho de que siempre habrá conflicto de requerimientos en tu proyecto. Mientras uno te exija más espacio de trabajo para su máquina, otro te pedirá que reduzcas los costos de mantenimiento de edificio.

Debes ser hábil y hacer uso de toda tu diplomacia y habilidades de negociación para llegar a un acuerdo con ellos. Si no puedes, ni modo, hay que acudir a tu Sponsor, siempre usando como referencia el contenido del Charter y la Estrategia base por la que nació el proyecto. 

Si solicitan cambios significativos al proyecto deberás revisarlos con tu sponsor antes de aceptarlos. También deberás incluir estas propuestas en tu próxima revisión de proyecto con la dirección. 

Recuerda confirmarles el acuerdo del contenido del chárter en un e-mail, porque la memoria de los directivos es corta, y un correo electrónico será como un perdurable y “amable recordatorio”.

Paso #  7

Obtener la aprobación del sponsor para comenzar con la planificación

El proceso de iniciación termina cuando obtienes la aprobación formal de tu sponsor. 

Después de hacer al charter las modificaciones que te ha recomendado tu equipo de trabajo y los demás stakeholders, la mejor práctica es que tu sponsor firme y distribuya el project charter al resto de la compañía.

Así, todos sabrán que el proyecto es oficial, que tú eres el Project Manager asignado, y conocerán el alcance y la información adicional del documento.

Atención: ¿Una mala práctica que no recomiendo? Iniciar un proyecto, por pequeño que sea, sin un project charter, pues estarás a merced de todos. ¡Nunca lo hagas!

¿Por qué es importante clarificar bien las expectativas del proyecto al inicio?

Al poner, al inicio del proyecto, bien en claro las expectativas que se tienen del mismo se hará más fácil manejarlas durante la vida de este.

Tal vez el director de producción, José, esperaba que el proyecto, al completarse, le ayudara a reducir al personal de inspección de 10 a 8 personas, cuando en realidad, el proyecto era automatizar la inspección XYZ para hacerla más confiable. Así se explicitó en el project charter. No era parte del proyecto reducir la cantidad de operadores de 10 a 8.

Los proyectos pequeños, en particular, necesitan que las responsabilidades de cada miembro estén bien definidas y sean claramente comunicadas, ya que los miembros del equipo estarán haciendo sus labores operativas del día a día o trabajando en otros proyectos de forma simultánea. Recuerda: estamos en una organización funcional. 

Los integrantes de tu equipo pueden no conocer en forma intuitiva qué esperas de ellos para el proyecto, o en qué tiempo esperas que se hagan las tareas que les has asignado. Es muy posible, también, que los miembros de tu equipo cumplan funciones tan específicas que sean irremplazables.

De tal manera que, si uno de ellos se retrasa en una actividad crítica, no habrá nadie más que la haga y pondría en peligro al proyecto completo. Por eso, insisto: el project charter es indispensable, te asegura el compromiso por parte de todos.

¿Quien es el Sponsor? -->


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