El proceso de planificación

En el proceso de planificación, como Project Manager, debes desarrollar los siguientes documentos: 

  • Work Breakdown Structure (WBS).
  • Calendario del proyecto o Gantt.
  • Presupuesto.
  • Análisis de riesgos y respuestas.
  • Comunicación. 

La planificación es crítica porque te permite definir y escribir los detalles del proyecto. Estos detalles de “actividades por hacer” son el medio para administrar y controlar el proyecto.

Estos documentos son incorporados al plan de proyecto.

Atención: un error común, aún entre los profesionales en Project Management, es confundir un cronograma de proyecto ─también conocido como gráfico de Gantt─ con un plan de proyecto. El Gantt es uno más de los documentos del plan de proyecto. 

Para tu caso, que estás trabajando en un proyecto pequeño, no es necesario formular todo un plan de proyecto formal. Usarás solamente, las herramientas que más valor agregan para poder completar el proyecto con éxito. A medida que vayas asumiendo la responsabilidad de proyectos más grandes, podrás ir agregando más herramientas e ir creando planes más formales. 

La ventaja de este método, es que es escalable. Se puede ajustar al tamaño del proyecto. 

Para el caso de los proyectos pequeños, recomiendo la planificación de arriba hacia abajo. Esto te permite empezar en el nivel más alto y agregar los niveles adicionales que se vayan necesitando. 

El tamaño y naturaleza del proyecto va a marcar la pauta de qué tipo de planificación es suficiente, una a nivel genérico, a nivel de entregables, o si se requieren más niveles de planificación hasta el nivel de actividades.

No te preocupes si no comprendes aun el concepto del párrafo anterior. Es más fácil hacerlo con ejercicios, creando un WBS que explicarlo con teoría.

Para pensar: ¿Qué crees que pasaría si tu proyecto se ejecutara sin planificación y todos comenzaran el trabajo de YA? Explícate.

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