Draft Copies

Draft Copies are documents that have been initially completed by the author, but are not yet ready to be considered entirely complete.

In most cases, this is because the document is in some kind of review process. Draft Copies of documents could be stored in the author's workarea.

However, for large projects, or ones where more rigor in document management is needed, it will make sense to maintain a library or folder for draft copies.In this case, the update process would look as follows:

1. A document is created and edited in the author's workarea.

2. After the initial draft is completed, the document is moved from the workarea to the draft library. The document stays there until the author needs to update it or it is ready to be moved to the repository as an approved document.

3. When the document is in the draft library, it can be circulated for review and input

4. If the draft copy needs to be updated again, the document is copied back to the workarea for updating, leaving a copy in the draft library.

5. This process is repeated until the document is totally complete. Then the document can be moved from the draft library to its final location in the document repository.

The value in this approach is that the project team always has one official draft of each document and only one live, approved version as well.

Earned Value


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