¿La documentación en los proyectos pequeños, cuánta es suficiente?

La documentación en los proyectos pequeños, La pregunta del siglo:

  • ¿Cuánta documentación necesito para administrar mi proyecto?

¿De qué depende?

De la cultura de tu compañía, del tamaño del proyecto, de tu “estilo” de administración, de los recursos comprometidos (si son internos o externos, como el caso de un proveedor), de la forma de trabajo del sponsor o directivo (algunos odian el papeleo, y otros aman el control administrativo). 

Depende también de si tienes un sistema de gestión de la calidad como ISO9000.

Existen dos extremos de la documentación, de los cuales te debes de cuidar, pues como afirma el refrán, todos los extremos son malos.

Muy poca documentación en los proyectos pequeños – Caos

En el extremo izquierdo todo es informal, verbal y rápido.

Las instrucciones las recibes del sponsor, las pasas a tu equipo de trabajo y dejas que ellos hagan lo mejor que puedan y te avisen cuando la tarea esté terminada. En este extremo reina el caos. 

Todos andan en todo, y nadie anda en nada a la vez. Esto es frecuente en organizaciones informales, como las familiares, organizaciones que crecieron sin sistema de documentación.

El propietario del negocio anda metido en la operación diaria, y da instrucciones a todos a la vez, contradiciéndose a veces a sí mismo. O tomando decisiones absurdas que nadie entiende. 

La gran desventaja aquí es que no hay registros de nada. Cuando se quiere investigar qué salió mal, todos recurren a la memoria, o a lo que apuntaron en una hoja suelta. 

El conocimiento lo tienen las personas en sus mentes, y cuando se van de la compañía se lo llevan consigo. La compañía no crece, o el crecimiento no está sostenido de forma sistemática.

¿Demasiada documentación de proyecto? -->


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