Cronograma del proyecto

Hacer el cronograma del proyecto es tomar los entregables definidos en la WBS y convertirlos en tareas específicas con una secuencia lógica. El cronograma provee las fechas de inicio y de término para las tareas y milestones.

Un milestone –hito– es un evento significativo en el proyecto. Representa la instancia en que un grupo de entregables importantes ha sido completada.

Los proyectos pequeños, que normalmente son planificados al nivel de entregables, muestran el inicio y fin de los entregables.

Pero tu proyecto pequeño puede ser el gran beneficiado de una versión light del cronograma del proyecto. El cronograma puede administrarse a un alto nivel incluyendo solo los entregables o tareas claves asociadas con cada entregable. 

Como Project Manager debes decidir qué información debe mostrarse en el cronograma del proyecto.

Por ejemplo, ¿se necesita mostrar horas o días? Para la mayoría de los proyectos pequeños, con definir fecha de inicio y final es suficiente.

La razón es que tu equipo de trabajo trabajará solo en forma parcial en tu proyecto, pues deberá seguir atendiendo las tareas del día. Debes darle flexibilidad para completar una tarea para, digamos, al terminar el viernes. Él verá si le dedica tiempo a tu proyecto por la mañana o por la tarde.

Palabras que debes saber para conocer el cronograma del proyecto

  • Actividad: Es un grupo de tareas o trabajo por completar. Si la planificación de tu proyecto se hace al nivel de entregables, las tareas completan un entregable.

  • Secuencia de actividades: Es el orden lógico que debes darle a las actividades. Por ejemplo: primero compras los tornillos, después los pones.

  • Paralelo: Son actividades que pueden hacerse al mismo tiempo. Son importantes porque te hacen ganar tiempo, si tienes los recursos para solaparlas.
     
  • Predecesora: Es una actividad que debe completarse para poder hacer la siguiente.

  • Sucesora: Es una actividad que viene a continuación de una predecesora, es una actividad dependiente de otra.

  • Milestone: Son marcas en el cronograma que señalan un evento importante del proyecto, y deben celebrase. Son un conjunto de entregables.

El cronograma del proyecto incluye: las fechas de inicio y de fin, el trabajo requerido, la duración esperada de cada entregable, los entregables y la dependencia entre las actividades.

Ojo, si las fechas de inicio y fin de cada actividad no son realistas, lo más probable es que el proyecto no se termine cuando lo estimaste. Es responsabilidad del Project Manager asegurarse que las fechas propuestas en el cronograma son realistas, a nadie más hay que culpar.

La mejor práctica es que, a medida que avanza el proyecto, digamos a un 25%, 50% y 75%, las fechas de inicio y de completación de cada actividad sean revisadas con el equipo y el sponsor si es necesario. Esta revisión periódica del cronograma le da credibilidad a las fechas del proyecto y las mantiene siempre actualizadas.

Lee bien lo anterior. El Plan y Cronograma del proyecto se deben revisar durante la vida de este, y hacer los ajustes necesarios. Así tendrás siempre fechas de completación realistas.

Como Project Manager, un retraso, aunque sea de un día en una actividad, y, aunque no sea crítico, requiere ser visto directamente con el responsable de la actividad y resolver la causa del retraso. Dependiendo de la causa, será la solución. 

Entre las causas más comunes por las cuales las actividades no se completan a tiempo están:

  • Conflicto de prioridades: Sucede cuando, al responsable de la actividad, su jefe le asignó más tareas y nunca te informaron.

  • Falta de recursos: Pasa, por ejemplo, cuando el responsable necesitaba una laptop y no se la autorizaron.

  • Estimación de la actividad no realista: Puede sucederte si, al momento de estimar cuánto tiempo tomaba la actividad, fuiste demasiado optimista.

  • Una actividad predecesora no fue completada: Esto condiciona a la próxima. Si la tarea anterior no está terminada, por eso no se pudo completarla siguiente.

  • Olvido por parte del responsable: Cuando al responsable “se le pasó” que debía hacer la actividad.

Debes intentar arreglar el problema por ti mismo, y acudir al sponsor solo cuando el problema supere tu nivel de autoridad. A nadie le gusta un Project Manager que anda llorando y pidiendo ayuda por todo. Debes aprender a picar piedra y superar barreras. 


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