¿Como controlar y actualizar tu proyecto?

PROCESO: EJECUCION Y CONTROL

Paso 19. Controlar y Actualizar el Plan y Cronograma del proyecto

Debes revisar y actualizar el cronograma del proyecto por lo menos una vez a la semana. Las actividades que se han cumplido durante la semana, deben ser actualizadas para mostrar su nuevo status. 

El resto de las actividades deben revisarse para ver en qué enfocarse durante la presente semana. Las actividades que están retrasadas, deben ser visualizadas inmediatamente y se debe tomar una acción inmediata para ponerlas al día.

Controlar y actualizar - Siempre que hay una actividad retrasada hay dos acciones por tomar: 

  • La de corto plazo: resolver qué se va a hacer durante la presente semana para completarla, a pesar del retraso.
  • La de largo plazo: investigar la causa por la que no se cumplió a tiempo con la actividad y solucionar, de raíz.

¿Qué tan detallado debe estar el plan de trabajo?, y ¿El cronograma del proyecto?

Si descubres que necesitas mayor detalle del trabajo por hacer, y el agregar más detalles no impacta en el alcance del proyecto, debes hacerlo. Hay veces que el plan se hace a nivel de los entregables pero el equipo necesita, para saber exactamente qué hacer, una descripción a nivel de la tarea.

Si eso te ocurrió, incluye más detalles, pero solo si estos agregan algún valor a la ejecución y control del proyecto. Recuerda que cuanto más detallado esté el cronograma del proyecto, más pesado será mantenerlo. 

Los proyectos pequeños también se meten en problemas 

¿Cuáles son los síntomas que te indican que tu proyecto se está metiendo en problemas?

Controlar y actualizar - Debes estar pendiente de esas señales, que a veces que son imperceptibles, aunque tu barco esté naufragando:

  • Cada semana, hay más las actividades que se retrasan.
  • Lo que planificaste, comparado contra la realidad es muy diferente.
  • Las asistencias de tu equipo de trabajo son cada vez más escasas o te avisan a última hora que hubo una prioridad en su actividad fija que deben atender.
  • Tu sponsor no pone atención al proyecto o no asiste a las juntas de revisión de status.
  • Tu proyecto parece pasar a segundo plano en prioridad para la empresa.

Cuando empieces a detectar estos, u otros síntomas, es hora de ponerte en acción. Recuerda, tú sigues siendo el responsable del proyecto desde que este se inició, y lo serás hasta su cierre.

No hay nadie más a quién inculpar.

En los casos extremos que veas que el proyecto no está recibiendo ni los recursos ni el dinero planificados, puedes proponer “matar al proyecto”, que, sin ser la más bonita, es una forma de cierre.

Esto solo debe hacerse cuando definitivamente no hay ni voluntad ni compromiso de los directivos hacia el proyecto.

Si simplemente resulta que las estimaciones iniciales del equipo no se pueden cumplir, por ser poco realistas, hay que re-estimar y seguir el proceso de control de cambios, para proponer nuevas estimaciones. Esta, también es una lección aprendida que debe ser debidamente documentada.


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