¡Construyendo una wbs en 9 pasos faciles!

Crear la WBS

Aquí están los pasos para crear una buena WBS que incluya todo el alcance y el trabajo que requiere tu proyecto. La herramienta que uso en este ejercicio se consigue fácilmente. Se compone de suficientes Post-it 3M®, plumones sharpie y un pizarrón blanco para pegar las notas.

Nota - Aun cuando existe software muy sofisticado para construir una WBS, no recomiendo comprarlo. Y no lo digo por ser anticuado, lo que pasa es que las herramientas básicas son suficientes para completar la tarea, claro, siempre si lo haces junto a tu equipo de trabajo. En este caso, usaremos Post-its.

Sigue las indicaciones de construyendo una wbs en 9 pasos que incluye todo lo que debes hacer para completar tu proyecto:

1. Planifica el proyecto con tu equipo de trabajo

Listemos lo que tenemos hasta hoy del proyecto. Revisaremos estos documentos  junto al equipo y para eso tendrás que poner todo a la vista de todos, te recomiendo el uso de un proyector o una impresión en gran formato.

Construyendo una wbs en 9 pasos entonces, tenemos:

  • Un project charter aprobado por el sponsor.
  • Requerimientos del proyecto definidos.
  • Un equipo de trabajo o Core Team designado.
  • Conocimiento detallado de lo que trata el proyecto. 

Debes tomarte el tiempo para explicar a tu equipo, qué es una WBS y para qué sirve. El entrenamiento puede llevar, a lo sumo, una hora.

Puedes aprovechar esta sesión también para informarlos sobre lo que esperas de ellos. 

Programa de una vez las tres sesiones que te tomará construir desde cero la WBS de tu proyecto. Asígnales días y horario. Así todos tendrán una idea del trabajo que se necesitará y reservarán esos tiempos.

2. Realiza una sesión brainstorming usando Post-it®

Junta a tu equipo y proporciónales suficientes Post-its y plumones.

Ajusta cada sesión para que dure solo una hora. Es mejor tres sesiones de una hora cada una a una sesión de tres horas. Tu equipo será más productivo.

Otros pasos sencillos de construyendo una wbs en 9 pasos, son estos:

  • Escribe en un Post-it el nombre del proyecto. Ponlo en el centro del pizarrón.
  • Cada uno de ellos deberá escribir un entregable que, según su opinión, tiene que ser parte del proyecto. Diles que los peguen alrededor del nombre del proyecto en algún lugar del pizarrón. Los entregables deben tener redacción de nombres, por ejemplo: “baños para mujeres” y no “construir baños para mujeres”. ¿Sabes por qué? Porque lo que se necesitan son baños para mujeres, y aún no se sabe si se compran, construyen o rentan. 
  • Todos deben escribir un entregable a la vez y colocarlo en el pizarrón. No se debe criticar ni opinar sobre los entregables, solo escribirlos y ponerlos. El que no ponga un entregable, paga la comida (o que cante una canción). Esto motiva la creatividad de cualquiera. 
  • Utiliza unos Post-it color rojo para escribir entregables que, según crean, no son parte del proyecto.
  • No rompas la inercia y deja que el equipo de trabajo genere todos los entregables que sean capaces de hacer. Algunos sonarán francamente locos o ridículos, pero también sirven, pues son la semilla para generar más ideas, nuevas y frescas.
  • Solo guía al equipo, facilita la sesión y presiónalos un poco para que escriban todos los entregables que ellos creen, deben completarse para el proyecto. A medida que más Post-it se pongan en el pizarrón, más ideas se producirán. A esto le llama Sinergia: 1+1=3. ¡He visto pizarrones de 2 x 6 mt completamente llenos de Post-its con entregables escritos!

Paso # 3  -->


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