¿Para que sirve la comunicacion del proyecto?

PROCESO: PLANIFICACIÓN - Paso 15. El plan de comunicación del proyecto

Un Project Manager típico pasa el 90% de su tiempo comunicando. El plan de comunicación determina qué debe comunicar, cada cuánto lo hará, en qué foro, y cómo.

¿Para qué nos tomamos la molestia de comunicar? Para informar, para resolver problemas, para tomar decisiones, para pedir más recursos, para coordinar a todos los que participan en el proyecto. Luego, entonces, la comunicación es vital para el éxito del proyecto.

Apuesto que ya sabías mucho sobre la comunicación. Lo que te voy a dar aquí son herramientas y técnicas para que, sistemáticamente, mejores tu proceso de comunicación. Y que te vean como un Project Manager maduro y capaz de llevar cualquier proyecto a buen término.

La matriz de comunicacion del proyecto

Es una tabla muy sencilla, pero que permite, de un vistazo, ver cómo debe fluir la comunicación del proyecto. Describe las necesidades de las comunicaciones, el tipo de comunicación, tipo de documento a comunicar, la audiencia (a quién) y la frecuencia con que se hará.

La recomiendo ampliamente porque es uno de esos sistemas que sobreviven a sus creadores. Así, cuando estés de vacaciones, o de viaje durante algunas semanas, tu equipo de proyecto sabrá qué tipo de comunicación deben de dar del proyecto para que este siga fluyendo. Casi como si estuvieras tú mismo en persona… o aún mejor

Gráfico 30. Matriz de comunicacion del proyecto

Comunicacion del proyecto -

La matriz de responsabilidades - La matriz de responsabilidades identifica, claramente, que se debe comunicar, a quien, y qué formato usar. También es en sí misma una buena herramienta porque identifica a los stakeholders claves para el proyecto y sus roles.

De un vistazo, puedes ver el tipo de responsabilidad que cada persona tiene en cuanto a los entregables comprometidos en el proyecto.

Si tu proyecto es muy pequeño, y solo tienes un par de entregables para cumplir, y un par de stakeholders, puede que decidas usar un método de comunicación más informal. Tal vez con ir y platicar con ellos en sus oficinas sea suficiente.

Te comparto una experiencia personal. De todos los medios de comunicación disponibles como email, teléfono, memorándums… te recomiendo que siempre escojas como primera opción, cuando sea práctico, la comunicación verbal personal.

A la mayoría de los directivos les gustan más los Directores de Proyecto que se comunican cara a cara, que se toman el tiempo de ir a la oficina e intercambiar información sobre el Proyecto.

Pasos para construir una matriz de responsabilidades

  • Empieza listando los entregables en la columna izquierda, y nombra a los stakeholders claves en el renglón superior. 
  • Identifica qué tipo de responsabilidad debe tener cada stakeholder para cada entregable.
  • Describe los tipos de responsabilidades a ser incluidos en esta matriz:

Ejemplo, para el entregable 1.2 Autorización del Presupuesto, es responsabilidad del Project manager Revisarlo, y el Sponsor debe Aprobarlo. Juan debe Crear el presupuesto de acuerdo a la matriz de responsabilidades.

Comunicacion del proyecto -

A = Aprueba: Es la persona que tiene autoridad de decisión en el entregable. Un solo entregable puede tener varios aprobadores o niveles de aprobación.

C = Crea: Es el responsable de crear el entregable. Solo una persona a la vez debe ser asignada para crear el entregable. Si hay dos responsables de lo mismo, habrá confusión.

I = Informa: Debido a su función, esta persona debe estar en conocimiento del progreso del entregable. Una forma efectiva es mediante un reporte semanal por email.

R = Revisa: Responsable de revisar el entregable.


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