Change Control Board

Change Control Board - Sometimes on very large projects, the Project Sponsor does not feel comfortable making the scope change decisions alone.

This may especially be the case if the effect of the change will impact other organizations.

It may also be the case that multiple organizations are participating in, or contributing to, the project funding, and want to have some say in evaluating scope change requests.

For these cases, a group of people might be needed to handle the scope change approval. A common name for this group is a Change Control Board.

If a Board exists, it may be more cumbersome to work through. However, the general scope change management process does not need to change dramatically.

For instance, there is still a document that initiates the scope change request. The team project needs to determine the impact and cost to the project.

The Board must consider the impact, the value to the project, the timing, etc., and then make a determination as to whether the request is accepted.
The Scope Change Procedures must be somewhat more sophisticated to account for the Board.

For instance, you need to clarify who is on the Board, how often they will meet, how they will be notified in emergencies, how they will reach decisions (consensus, majority, unanimous, etc.), how incremental work will be paid for, etc.

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